QUESTOR E O SPED CONTÁBIL

As instruções abaixo, podem ser consideradas um passo-a-passo do que será necessário configurar no sistema Questor para a geração do arquivo para o programa validador do SPED Contábil. Esse documento foi desenvolvido para o Usuário seguir a ordem / sequência aqui estabelecida.

MÓDULO GERENCIADOR DE EMPRESAS – CADASTRO DOS SÓCIOS

No cadastro dos sócios, acrescemos o campo QUALIFICAÇÃO. Esse campo faz parte dos dados cadastrais que devem constar no SPED, mais precisamente, nos termos de abertura e encerramento dos livros (Registro J930 - Identificação dos signatários da escrituração). O Usuário deve efetuar as alterações necessárias nesse cadastro de todas as empresas que irão entregar o SPED. Conforme a tabela do Sped, as opções disponíveis são as seguintes:

  • 203 - Diretor
  • 204 - Conselheiro de Administração
  • 205 - Administrador
  • 206 - Administrador de Grupo
  • 207 - Administrador de Sociedade Filiada
  • 220 - Administrador Judicial - Pessoa Física
  • 222 - Administrador Judicial - Pessoa Jurídica - Profissional Responsável
  • 223 - Administrador Judicial/Gestor
  • 226 - Gestor Judicial
  • 309 - Procurador
  • 312 - Inventariante
  • 313 - Liquidante
  • 315 - Interventor
  • 801 - Empresário
  • 900 - Contador
  • 999 - Outros

Fundamentação Legal: DNRC IN107/2008 – Artigo 10o.

Abaixo, inserimos a figura desse cadastrado com referência ao novo campo.

Figura 01:Cadastro dos Sócios

MÓDULO GERENCIADOR DE EMPRESAS – CADASTRO DOS PARTICIPANTES

Este novo cadastro será utilizado para gerar as informações do registro O150 – Tabela de Cadastro do Participante e registro O180 – Identificação do Relacionamento com o Participante. Deverá ser informado, na escrituração contábil, somente quando se referir a participantes cujos códigos de relacionamento constem da tabela publicada pelo SPED (relativa ao campo 02 - COD_REL do registro 0180) (veja abaixo).

Quando informado na configuração da empresa, que a mesma possui cadastro de participante, deverão ser cadastrados todos os participantes necessários nesta tela. O cadastro é por empresa. Após cadastrado, o Participante deverá ser relacionado com a conta contábil do plano específico que trata de sua movimentação, no campo Código Participante. Ao gerar os registros referentes as partidas dos lançamentos (I250), irá gerar a informação do participante quando houver lançamentos para as contas contábeis relacionadas com esse cadastro.

É importante observar no cadastro do Participante, o campo Relacionamento, o qual define o tipo do Participante e ainda, devem ser observados os campos Data Inicial e Final do cadastro, as quais definirão a validade do participante dentro dos arquivos a serem gerados.

Observamos que somente as empresas que mantém algum relacionamento com as opções abaixo deverão preencher esse cadastro:

  • 01 - Matriz no exterior
  • 02 - Filial, inclusive agência ou dependência, no exterior
  • 03 - Coligada, inclusive equiparada
  • 04 - Controladora
  • 05 - Controlada (exceto subsidiária integral)
  • 06 - Subsidiária integral
  • 07 - Controlada em conjunto
  • 08 - Entidade de Propósito Específico (conforme definição da CVM)
  • 09 - Participante do Conglomerado, exceto as que se enquadrem nos itens anteriores
  • 10 - Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos itens anteriores
  • 11 - Localizada em País com tributação favorecida, exceto as que se enquadrem em itens anteriores

Fundamentação Legal IN-787/2007 – Leiaute do arquivo digital

Por exemplo. Digamos que a empresa tenha a matriz no exterior. Nesse caso, na configuração da empresa (veja abaixo o item configuração), deve informar que a mesma tem vínculo com o cadastro de participantes. Deve efetuar o cadastro da matriz do exterior aqui e, em seguida, relacionar esse cadastro com a conta contábil específica que a representa na contabilidade.

Abaixo, inserimos a figura desse novo cadastrado.

Figura 02:Cadastro dos Participantes

GERENCIADOR DE EMPRESAS – CADASTRO DE CONTADORES

No cadastro dos contadores, a exemplo do cadastro dos sócios, acrescemos o campo QUALIFICAÇÃO. Esse campo faz parte dos dados cadastrais que devem constar no SPED, mais precisamente, nos termos de abertura e encerramento dos livros (Registro J930 - Identificação dos signatários da escrituração). O Usuário deve efetuar as alterações necessárias nesse cadastro. Salientamos que esse cadastro é geral para todas as empresas. Conforme a tabela do Sped, as opções disponíveis são as seguintes:

  • 203 - Diretor
  • 204 - Conselheiro de Administração
  • 205 - Administrador
  • 206 - Administrador de Grupo
  • 207 - Administrador de Sociedade Filiada
  • 220 - Administrador Judicial - Pessoa Física
  • 222 - Administrador Judicial - Pessoa Jurídica - Profissional Responsável
  • 223 - Administrador Judicial/Gestor
  • 226 - Gestor Judicial
  • 309 - Procurador
  • 312 - Inventariante
  • 313 - Liquidante
  • 315 - Interventor
  • 801 - Empresário
  • 900 – Contador (Para o SPED Contábil, existe somente a opção CONTADOR)
  • 999 - Outros

Fundamentação Legal: DNRC IN107/2008 – Artigo 10o.

Abaixo, inserimos a figura desse cadastro.

Figura 03:Cadastro de Contadores

MÓDULO CONTÁBIL – OPÇÃO PELO SPED

No menu Configuração / Opção pelo SPED o Usuário deve efetuar as configurações de cada uma das empresas. Essa configuração deve ser efetuada para cada período que for gerado o livro digital. Se o livro for gerado anualmente, o Usuário deve inserir uma configuração para cada ano. Os campos desse cadastro são os seguintes:

Data da Opção

Informe a data de início da opção pelo SPED Contábil.

Tipo da Escrituração

Informe o tipo da escrituração. Os tipos possíveis são Centralizada e Descentralizada. No caso da empresa ter filiais e o Usuário optou por fazer um livro para cada filial, nesse campo deve ser selecionada a opção Descentralizada. Caso o Usuário utilize um único livro para a Matriz e Filiais, deve selecionar a opção Centralizada. Salientamos que, no caso da empresa optar pela escrituração descentralizada, os livros devem ser registrados na junta comercial do estado / município sede de cada uma das filiais.


Forma de Escrituração
Informe a forma de escrituração para a empresa. Para um melhor entendimento por parte do Usuário sobre esse assunto, vamos efetuar alguns comentários conforme segue:

Podem ser incluídos todos os livros da escrituração contábil, em suas diversas formas. O diário e o razão são, para o Sped Contábil, um livro digital único. Cabe ao PVA (Programa Validador) mostrá-los no formato escolhido pelo usuário. São previstas as seguintes formas de escrituração:

  • G - Diário Geral;
  • R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar definido na opção “A”);
  • A - Diário Auxiliar;
  • Z - Razão Auxiliar;
  • B - Livro de Balancetes Diários e Balanços.


Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil:

Art. 1.180. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica.

Art. 1.183. A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.

Assim, todas as empresas devem utilizar o livro Diário contemplando todos os fatos contábeis. Este livro é classificado, no Sped, como G - Livro Diário (completo, sem escrituração auxiliar). É o livro Diário que independe de qualquer outro. Ele não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com quaisquer dos outros livros (R, A, Z ou B).

O Código Civil traz, também, duas as exceções. A primeira delas diz respeito à utilização de lançamentos, no Diário, por totais:

Art. 1.184. No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa.

§ 1o Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação.

Temos, assim, mais três tipos de livro:


R - Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar)

É o livro Diário que contêm escrituração resumida, nos termos do § 1º do art. 1.184 acima transcrito. Ele obriga à existência de livros auxiliares (A ou Z) e não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com os livros G e B.


A - Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida

É o livro auxiliar previsto nos termos do § 1º do art. 1.184 acima mencionado, contendo os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida


Z – Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme leiaute definido pelo titular da escrituração)

O art. 1.183 determina que a escrituração será feita em forma contábil. As formas contábeis são: razão e diário. Este é um livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. É uma “tabela” onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo.

O Art. 1.185 dispõe: “O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele.” Tem-se, assim, a segunda exceção:


B - Livro Balancetes Diários e Balanços

Somente o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, via de regra, só é encontrado em instituições financeiras. O Sped não impede a utilização concomitante do livro “Balancetes Diários e Balanços” e de livros auxiliares.


Fundamentação Legal: IN 787/07

Resumindo, o Usuário deve selecionar a opção G – Diário Geral quando não depende de livros auxiliares. Deve selecionar as opções R – Diário com Escrituração Resumida e A – Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida e, no caso de empresas subordinadas ao Banco Central, deve selecionar a opção B – Livro Balancetes Diário e Balanços. A opção Z – Razão Auxiliar somente será utilizada quando a opção A – Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida não existir.

Vale a pena ressaltar que, caso o Usuário escriture alguma conta de forma resumida, como clientes e fornecedores por exemplo, o mesmo está obrigado a gerar os livros R – Diário com Escrituração Resumida e o A – Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida. Nesse caso serão DOIS livros, o Diário Resumido e o Diário Auxiliar. No caso do Diário Auxiliar, o mesmo deve detalhar de forma analítica todas as contas que foram sintetizadas no Diário Resumido. Por isso, chamamos atenção dos Usuários que, na escrituração em papel, mantinha razão auxiliar, o mesmo será substituído pelo Diário Auxiliar. Salientamos ainda, que o sistema Questor somente poderá fornecer o modelo A – Livro Auxiliar do detalhamento das duplicatas a pagar e receber, as demais situações devem ser geradas pelo sistema comercial do cliente do Usuário pois, não teremos as informação registradas no Questor. Ainda em relação ao livro auxiliar das duplicatas a pagar / receber, somente poderemos gerar caso o Usuário, no módulo Fiscal do sistema Questor, tenha escriturado o respectivo detalhamento das duplicatas.


Data Inicial para Geração

Informe a data inicial da geração. O sistema Questor vai considerar todos os lançamentos contábeis a partir dessa data para incluir no arquivo digital.


Data Final para Geração

Informe a data final da geração. O sistema Questor vai considerar todos os lançamentos contábeis até essa data para incluir no arquivo digital.


Utiliza Cadastro de Participante?

Informe Sim se a empresa utiliza cadastro de Participante, caso contrário, informe Não. Para um melhor entendimento sobre o Cadastro de participante, pedimos que seja observado o item Cadastro de Participante desse manual.


Utiliza Registro de Duplicatas?

Informe Sim caso a empresa utilize o registro de duplicatas do módulo Fiscal do sistema Questor, caso contrário informe Não. Somente informe SIM nos casos que serão apresentado os livros modelos R – Livro Diário com Escrituração Resumida e o A – Diário Auxiliar, ou seja, além da empresa utilizar o controle das duplicatas, efetuou a escrituração dos clientes e fornecedores de forma sintética, cabendo nesse caso, o Diário Auxiliar. Em relação a esse item, o Usuário somente pode informar SIM caso, no módulo Fiscal do sistema Questor, tenha escriturado o respectivo detalhamento das duplicatas.


Utiliza Centro de Custo?

Informe Sim caso a empresa utilize centro de custo e contabilidade gerencial e ainda, o Usuário deseja informar os lançamentos com centro de custos no arquivo digital. Os centro de custos aqui comentados são os utilizados no menu Cadastro / Centro de Custo da contabilidade. Não confundir com centros de custos abertos no plano contábil da empresa. Somente deve ser informado Sim nesse, nos casos que a empresa sintetizou algum grupo de contas contábeis e, utilizou o controle de centro de custos para abrir de forma analítica os lançamentos.


Utiliza Relacionamento Plano Referencial?

Primeiramente, vamos entender o que é o plano de contas referencial e qual sua finalidade. É um plano de contas, elaborado com base na DIPJ. Conforme as regras de validação (anexo ao Ato Declaratório Cofis nº 36/07), o registro I051 – Plano Referencial não é obrigatório. As empresas em geral devem usar o plano publicado pela Receita Federal pelo Ato Declaratório COFIS nº 36/07. As financeiras utilizam o COSIF e as seguradoras não precisam informar o registro I051. O Plano Referencial tem por finalidade estabelecer uma relação (um DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um padrão, possibilitando a eliminação de fichas da DIPJ. O e-Lalur (Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real, um dos projetos do Sped) importará dados da escrituração contábil digital e montará um “rascunho” correspondente a várias das fichas hoje existentes na DIPJ. Assim, quanto mais precisa for sua indicação dos códigos das contas referenciais no registro I051, menor o trabalho no preenchimento do e-Lalur. Quaisquer equívocos na sua indicação do plano de contas referencial poderão ser corrigidos no e-Lalur (texto extraído do site da RFB).

Resumindo, a RFB divulgou um plano de contas de referência e o usuário deve estabelecer a relação entre o plano de contas da empresa com o plano de contas referencial da RFB. Com isso, no momento do contribuinte preencher a DIPJ, várias informações contábeis ali solicitadas, não serão mais necessárias pois, a RFB irá buscar essas informações da escrituração digital. Salientamos que esse relacionamento (de – para) entre o plano da empresa e o plano de referência da RFB, até o momento, não é obrigatório. O Usuário pode informar que NÃO utiliza o plano de contas referencial e, no momento da DIPJ, informar todos os dados contábeis que ali são solicitados.

Caso o Usuário opte por estabelecer o relacionamento entre o plano de contas da empresa e o plano de contas da RFB, deve informar SIM nesse campo e, posterior, estabelecer o relacionamento (ver a documentação sobre o relacionamento do plano de contas referencial abaixo).


Entidade Responsável pela manutenção do Plano Referencial

Esse campo somente será habilitado caso o Usuário informou SIM no item anterior. Nesse, o Usuário deve informar se a empresa está subordinada a RFB ou ao Banco Central. Caso esteja subordinada a RFB, será apresentado o Plano de Contas Referencial das pessoas jurídicas em geral. Caso esteja subordinada ao Banco Central, será apresentado o plano de contas referencial COFIS.


Contador Responsável

Informe o código do contador responsável pela escrituração do digital dessa empresa. Salientamos que, para as escriturações, a Junta Comercial exige o e-CPF.


Sócio Responsável

Informe o sócio responsável por assinar a escrituração digital da empresa. Salientamos que, para as escriturações, a Junta Comercial exige o e-CPF.


Outras Informações

No arquivo digital, o mesmo reserva o Registro J800-Outras informações para o contribuinte inserir qualquer outra informação que desejar, desde que esteja em um arquivo no formato RTF. Ou seja, além da DRE e do Balanço, o contribuinte pode inserir qualquer outra informação como notas explicativas, índices econômico financeiro, DOAR, DMPL entre tantas outras. O Usuário deve selecionar quais as demonstrações contábeis deseja incluir na escrituração contábil digital. Salientamos que o Balanço e a DRE são geradas de forma automática. O Usuário somente deve selecionar itens complementares a essas demonstrações se realmente assim o desejar. Podemos ainda salientar que, alguns Contadores, tem por hábito desenvolver um resumo incluindo todas as demonstrações contábeis e outras informações da empresa. Nada impede que esses contadores gerem os arquivos dessas informações no formato RTF e as incluam no arquivo digital, mesmo DRE´s comparativas, analises de balanço, etc.


Numeração dos Livros

Conforme a forma de escrituração selecionada (veja acima), o sistema vai solicitar o número do livro a ser considerado. Em relação a numeração dos livros, o Usuário deve manter a numeração sequencial que vinha sendo utilizada na escrituração em papel. A numeração dos livros é sequencial, por tipo de livro, independente de sua forma (em papel, fichas, microfichas ou digital). Fundamento Legal IN 107/2008-DNRC.

Os campos solicitados para a numeração dos livros são:

Número de Ordem

Informe o número do Livro que será gerado.

Natureza do Livro

Descreva a finalidade do livro, essa descrição será gerada nos termos de abertura / encerramento. Ex. Livro Diário Geral.


Tipo da Escrituração do Livro Associado

Quando a escrituração digital tiver um livro auxiliar, nesse campo deve ser informado se o livro auxiliar estará no SPED ou o mesmo está em Outro meio que não o digital, por exemplo, em papel. Sobre a questão do livro auxiliar estar em papel e não digitalmente, será necessário efetuar consulta a Receita Federal sobre a possibilidade da impressão em papel ou não uma vez que, a empresa está obrigada a utilizar a escrituração digital e, essa, trata os livros auxiliares digitalmente. O campo, Tipo da Escrituração do Livro Auxiliar, está disponível no leiaute do arquivo digital registro I012 com as opções Digital (incluído no SPED) ou Outro.


Abaixo, inserimos a figura desse cadastro.

Figura 04:Opção SPED Contábil

MÓDULO CONTÁBIL – CONFIGURAÇÃO DO PLANO DE CONTAS PADRÃO

Na configuração do plano de contas padrão, incluímos um campo solicitando se o plano de contas padrão está subordinado a Receita Federal do Brasil ou ao Banco Central. Durante o processo de conversão, para todos os planos de contas padrões, assumimos Receita Federal do Brasil. Essa configuração determina, caso a empresa opte por utilizar o relacionamento entre o seu plano de contas e o plano de contas referencial, o órgão responsável por sua fiscalização e consequentemente o modelo do plano de contas referencial a ser utilizado (Receita Federal ou Banco Central). Essa alteração será efetuada uma única vez e vale para todas as empresas. Veja a figura abaixo:

Figura 05:Configuração do plano padrão

MÓDULO CONTÁBIL – DEFINIÇÃO DE CONTAS PLANO PADRÃO E PLANO ESPECÍFICO

Para o SPED Contábil, no plano de contas é necessário definir quais as contas do Ativo, Passivo, Demonstrativo, Contas de Compensação, Contas do Patrimônio Líquido e Outras Contas. Na configuração dos planos, o sistema Questor solicita os grupos Ativo, Passivo e Demonstrativo. Fica faltando informar quais as contas do Patrimônio Líquido, Compensação e Outras Contas. O Usuário deve acessar o menu Cadastro / Plano de Contas Padrão / Definição de Contas Padrões. Nesse, deve informar a conta SINTÉTICA que representa o grupo Patrimônio Líquido, a conta SINTÉTICA que representa as Compensações e a conta SINTÉTICA que representa Outras Contas selecionando cada uma das opções equivalentes. Caso a empresa utilize plano específico, esse mesmo procedimento deve ser efetuado no menu Cadastro / Plano Específico / Definição de Contas Específicas.

Tanto no plano de contas padrão quanto no plano específico abrimos as opções SPED Patrimônio Líquido, SPED Compensação e SPED Outras Contas. Salientamos que esse procedimento será efetuado uma única vez.

Abaixo, inserimos a figura desse cadastro.

Figura 06:Definição de Contas Padrões e Específicas

MÓDULO CONTÁBIL – RELACIONAR O PLANO DA EMPRESA COM O PLANO DE CONTAS REFERENCIAL DO SPED

Primeiramente, vamos entender o que é o plano de contas referencial e qual sua finalidade. É um plano de contas, elaborado com base na DIPJ. Conforme as regras de validação (anexo ao Ato Declaratório Cofis nº 36/07), o registro I051 – Plano Referencial não é obrigatório. As empresas em geral devem usar o plano publicado pela Receita Federal pelo Ato Declaratório COFIS nº 36/07. As financeiras utilizam o COSIF e as seguradoras não precisam informar o registro I051. Tem por finalidade estabelecer uma relação (um DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um padrão, possibilitando a eliminação de fichas da DIPJ. O e-Lalur (Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real, um dos projetos do Sped) importará dados da escrituração contábil digital e montará um “rascunho” correspondente a várias das fichas hoje existentes na DIPJ. Assim, quanto mais precisa for sua indicação dos códigos das contas referenciais no registro I051, menor o trabalho no preenchimento do e-Lalur. Quaisquer equívocos na sua indicação do plano de contas referencial poderão ser corrigidos no e-Lalur (texto extraído do site da RFB).

Resumindo, a RFB divulgou um plano de contas de referência e o usuário deve estabelecer a relação entre o plano de contas da empresa com o plano de contas referencial da RFB. Com isso, no momento do contribuinte preencher a DIPJ, várias informações contábeis ali solicitadas, não serão mais necessárias pois, a RFB irá buscar essas informações da escrituração digital. Salientamos que esse relacionamento (de – para) entre o plano da empresa e o plano de referência da RFB, até o momento, não é obrigatório. O Usuário pode informar que NÃO utiliza o plano de contas referencial, na opção do SPED da empresa e, no momento da DIPJ, informar todos os dados contábeis que ali são solicitados.

Caso o Usuário opte por estabelecer o relacionamento entre o plano de contas da empresa e o plano de contas da RFB, deve informar SIM no campo Utiliza Relacionamento do Plano Referencial da opção do SPED da empresa e, nesse cadastro estabelecer o relacionamento (ver a documentação sobre a Opção do SPED da empresa)

Nesse cadastro, os Usuários que optaram por fazer o relacionamento, devem estabelecer a relação “de – para” entre o plano de contas utilizado pela empresa e o plano de contas referencial utilizado pelo SPED. Salientamos que essa relação deve ser efetuada somente para as contas analíticas do plano de contas da empresa ou ainda, relacionar a conta sintética que o sistema considera TODAS as analíticas pertencentes ao grupo de forma automática. A título de exemplo, podemos citar o grupo de contas BANCOS CONTA MOVIMENTO. O usuário pode relacionar somente a conta SINTÉTICA que todas as contas analíticas pertencentes ao grupo de Bancos Conta Movimento terão a mesma relação com o plano de contas referencial.

Caso a empresa utilize plano de contas padrão, o relacionamento deve ser efetuado no padrão. Caso a empresa utilize plano padrão e contas específicas, o relacionamento das contas específicas deve ser efetuado no plano especifico.

Salientamos que na aba do cadastro, existe um ícone denominado “Duplicar Relacionamento para Irmãs”. O Usuário deve selecionar qual a conta do relacionamento e, em seguida, clicar nesse ícone que todas as demais contas com a mesma classificação assume a conta inicialmente selecionada. Veja a figura abaixo:

Figura 07:Relacionamento entre o plano de contas da empresa e o plano de contas referencial da Receita Federal

MÓDULO CONTÁBIL – RELACIONAR CONTA ESPECÍFICA COM O CADASTRO DE PARTICIPANTE

Caso a empresa mantenha alguma movimentação com o cadastro de participante, essa deve ser relacionada com a conta contábil equivalente. Para um melhor entendimento sobre o participante, consulte o item Cadastro de Participante desse manual. Vale a pensa salientar que, somente será necessário utilizar esse cadastro, as empresas que mantém um relacionamento com um dos itens abaixo, conforme a tabela divulgada pelo SPED:

  • 01 - Matriz no exterior
  • 02 - Filial, inclusive agência ou, dependência no exterior
  • 03 - Coligada, inclusive equiparada
  • 04 - Controladora
  • 05 - Controlada (exceto subsidiária integral)
  • 06 - Subsidiária integral
  • 07 - Controlada em conjunto
  • 08 - Entidade de Propósito Específico (conforme definição da CVM)
  • 09 - Participante do Conglomerado, exceto as que se enquadrem nos itens anteriores
  • 10 - Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos itens anteriores
  • 11 - Localizada em País com tributação favorecida, exceto as que se enquadrem em itens anteriores


As empresas que mantém algum relacionamento com um dos itens acima, devem ter cadastrado em seu plano de contas separadamente cada um dos participantes e, no plano de contas específico, devem estabelecer o vínculo entre o cadastro do participante e a conta contábil. Veja a figura abaixo:

Figura 08:Relacionamento entre o plano de contas e o cadastro de participantes.

MÓDULO CONTÁBIL – CONTAS COM ESCRITURAÇÃO RESUMIDA

Caso o Usuário tenha alguma empresa em que pratica a escrituração resumida de alguma conta, a empresa está obrigada a apresentar o R - Livro Diário com Escrituração Resumida e o A – Livro Diário Auxiliar. No livro diário auxiliar deverão estar relacionados todos os dados analiticamente das contas que tiveram a escrituração resumida. Podemos citar de exemplo os grupos de clientes e fornecedores, aonde podemos escriturar por totais, sem relacionar cliente a cliente ou fornecedor a fornecedor e, no final do ano, apresentar o Razão Auxiliar. Para o SPED, os Usuários que mantém essa prática devem indicar quais as contas que tiveram a escrituração de forma resumida e ainda, apresentar os livros R – Livro Diário com Escrituração Resumida e o A – Livro Diário Auxiliar (serão DOIS livros). Para indicar quais as contas que tenham escrituração resumida, criamos no menu Cadastro / Plano de Contas Específico o item Contas com Escrituração Resumida. Nesse item o Usuário deve assinalar quais as contas efetivamente tiveram a escrituração resumida e que irão constar no A – Livro Diário Auxiliar. Inclusive, deve informar a data inicial e final que sintetizou os lançamentos nessas contas. Caso o Usuário não tenha essa situação, não deve preencher esse cadastro.

Informamos que o A – Livro Diário Auxiliar será gerado pelo sistema comercial do cliente do Usuário uma vez que no Questor, as informações foram lançadas de forma reduzida. A única situações que o Questor gera o A - Livro Diário Auxiliar é quando o Usuário sintetizou os grupos de clientes e fornecedores na contabilidade e, no módulo Fiscal do sistema Questor, efetuou todo o detalhamento das duplicatas a receber e pagar. Maiores informações sobre esse assunto estão nesse manual, no item Opção do SPED.

Abaixo, inserimos a figura.

Figura 9:Contas com Escrituração Resumida

MÓDULO CONTÁBIL – LANÇAMENTOS CONTÁBEIS (conceito da transação contábil)


Para o SPED um lançamento contábil pode conter vários débitos e / ou vários créditos. A resolução do CFC 1020/05, aprovou a norma NBC 2.8. Abaixo reproduzimos parte de seu conteúdo:

2.8.2.1.Para fins desta norma, a expressão “em forma contábil” de que trata o item 2.1.2 “b” da NBC T 2.1 deve conter, no mínimo:

  • a) data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu na entidade; (A alínea “a” do item 2.8.2.1 recebeu nova redação pela Resolução CFC nº 1.063, de 9 de dezembro de 2005.)
  • b) conta(s) devedora(s);
  • c) conta(s) credora(s);
  • d) histórico que represente o verdadeiro significado da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso, baseado em tabela auxiliar, inclusa em livro próprio;

A alínea “d” do item 2.8.2.1 recebeu nova redação pela Resolução CFC nº 1.063, de 9 de dezembro de 2005.

  • e) valor do registro contábil;
  • f) número do lançamento para identificar, de forma unívoca, todos os registros eletrônicos que integram um mesmo lançamento contábil. (A alínea “f” do item 2.8.2.1 foi incluída pela Resolução CFC nº 1.063, de 9 de dezembro de 2005).


2.8.2.3.Na escrituração contábil em forma eletrônica, o lançamento contábil deve ser efetuado com:

  • a) um registro a débito e um registro a crédito; ou
  • b) um registro a débito e vários registros a crédito; ou
  • c) vários registros a débito e um registro a crédito; ou
  • d) vários registros a débito e vários registros a crédito.


Com base nessa resolução e no manual do SPED, na tela de digitação dos lançamentos contábeis criamos o conceito de TRANSAÇÃO. Ou seja, uma transação poderá conter diversos lançamentos a débito e /ou crédito que, por sua vez, irão formar um único lançamento para a escrituração digital. A partir do momento em que o Usuário, na configuração, efetua a opção da empresa pelo SPED, o sistema Questor passa a fazer o controle das transações contábeis. Caso a empresa não esteja obrigada ou não tenha a opção do SPED definida para o período, o sistema não assume o conceito da transação contábil. A figura abaixo representa a tela de digitação da contabilidade com a opção do Sped ativa para o período:

Figura 10:Transação Contábil

No exemplo da figura 10, o lançamento foi efetuado com partida simples, ou seja, em uma mesma transação existirão vários lançamentos contábeis. Os lançamentos de partida dobrada são considerados uma única transação. No próximo exemplo, efetuamos um lançamento a débito a dois lançamentos a crédito, quando a diferença entre débitos e créditos fecha, o sistema fecha a transação corrente e inicia uma nova de forma transparente ao Usuário. Veja a figura abaixo:

Figura 11:Transação Contábil

Quando ocorrer integração de lançamentos dos demais módulos do Questor para o módulo contábil, o sistema está adaptado para gerar as transações automaticamente Além da implementação da digitação de lançamentos com conceito de transações, criamos alguns recursos para o Usuário, “gerar”, “montar” ou “desmontar” transações de lançamentos já efetuados. No próximo tópico, vamos descrever a funcionalidade de cada uma delas.

MÓDULO CONTÁBIL – TRANSAÇÕES CONTÁBEIS

Desenvolvemos alguns utilitários para “gerar”, “montar” e “desmontar” transações já geradas. Da forma como desenvolvemos, mesmo que o Usuário, durante o exercício não aplicou ao sistema o conceito de transações, antes de gerar o SPED, é possível corrigir. Inclusive, as empresas que estão obrigadas a entregar a escrituração digital ainda no exercício de 2008, o sistema irá ajustar os lançamentos incorporando os mesmos a cada transação contábil equivalente. As rotinas desenvolvidas estão localizadas no menu Utilitários / SPED e são as seguintes:

Gerar Transações Contábeis – Manual

Esse item possibilita ao Usuário verificar os lançamentos contábeis que não tem transações contábeis definida e, selecionar cada conjunto de lançamento que deve compor cada uma das transações. O processo possibilita filtrar a data inicial / final, filial, origem e usuário que efetuou os lançamentos. O Usuário somente irá utilizar essa rotina para efetuar ajustes de lançamentos importados de outros sistemas que, em seu leiaute, não tem definido quais os lançamentos que compõe cada transação ou ainda, conferir se algum lançamento está sem a transação. Veja a figura 12.

Figura 12:Transação Contábil

A cada conjunto de lançamentos selecionados, que irão compor a transação, o Usuário deve salvar para o sistema gerar a transação. Os lançamentos que tem transação definida serão retirados da lista. Esse processo somente relaciona os lançamentos sem transação contábil definida. Caso o Usuário execute o processo e não tenham lançamentos para selecionar, indica que todos os lançamentos estão corretos. As transações não podem ter diferenças de débito / crédito, nesse caso, o sistema não aceita a gravação e edita mensagem de aviso para ser efetuada a respectiva correção.


Gerar Transações Contábeis – Automático


Esse item possibilita ao Usuário gerar as transações contábeis de forma automática, ou seja, o sistema analisa os lançamentos no período selecionado e, gera a transação. Essa rotina será utilizada para as empresas que estão obrigadas a gerar a escrituração digital no exercício 2008. Durante o ano, foram efetuados os respectivos lançamentos sem o conceito de transação, executando esse processo o sistema efetua o ajuste da seguinte maneira:


  • Lançamentos com partida dobrada (débito e crédito no mesmo lançamento), cada um será considerado uma transação;


  • Os lançamentos efetuados que se originaram dos demais módulos do Questor tem uma chave de integração. Para cada uma dessas chaves de integração será considerada uma transação. A título de exemplo, podemos citar a integração de uma NF de entrada com retenção. Todos os lançamentos que essa NF gerou no contábil serão considerados uma transação;


  • Os lançamentos que sobram, são os que foram efetuados manualmente pelo Usuário e de partida simples. Esses serão unificados em uma transação por dia e o Usuário deve intervir (se for necessário, utilizando o processo Dividir Transações Contábeis (veja o próximo tópico).


Abaixo, inserimos a figura.

Figura 13:Transação Contábil Automática

Dividir Transações Contábeis

O Usuário deve utilizar esse processo para separar lançamentos de uma transação gerando duas ou mais novas transações. O mesmo possibilita ao Usuário efetuar eventuais ajustes que sejam necessários na composição dos lançamentos em transações já geradas. O processo solicita o número da transação que o Usuário deseja desmembrar e, em seguida, demonstra todos os lançamentos que fazem parte da transação selecionada. Cabe ao Usuário selecionar o conjunto de lançamentos que deseja desmembrar em outra transação. Após a seleção o Usuário deve salvar para o sistema gerar a nova transação.

Figura 14:Dividir Transação Contábil

Limpar Transações Contábeis

Utilize esse processo para excluir as transações contábeis já geradas. Esse processo NÃO exclui os lançamentos contábeis, simplesmente desmarca a transação contábil na qual o lançamento faz parte. Pedimos atenção especial nesse procedimento pois, caso o Usuário tenha efetuado diversos lançamentos com partida simples de forma manual, quando executar o processo para refazer as transações contábeis, esses lançamentos serão considerados como uma transação única por dia uma vez que, não temos nenhuma referência em relação aos mesmos (ler o item Gerar Transações Contábeis – Automático). No processo o sistema solicita a data inicial / final, filial, origem e usuário. Com base nos parâmetros informados, as transações contábeis geradas serão excluídas. Abaixo a janela do processo.

Figura 15:Limpar a Transação Contábil

Resumo do Assunto Transação Contábil

Para habilitar o controle das transações, é necessário criar a opção da empresa pelo SPED Contábil (ver item Opção do Sped nesse manual). Portanto, antes de iniciar a movimentação contábil no período em que a empresa está obrigada ao SPED Contábil, o Usuário tem criar a opção da empresa pelo SPED para ter o sistema iniciar o controle das transações contábeis na tela de lançamentos. As empresa que não estão obrigadas, não terão esse controle / conceito.

Durante a digitação de lançamentos contábeis, vai abrindo diferenças de débito / crédito. Quando a diferença fechar, a transação é concluída. Mesmo com o controle das diferenças desativado as transações, internamente, continuam sendo controladas.


Quando o lançamento contábil for de partida dobrada, a transação é imediatamente fechada.


Quando uma transação possui diferenças e o usuário conclui a mesma com CTRL + F9, o sistema abre uma nova transação e deixa a anterior com diferença. Posteriormente, o Usuário deve se posicionar em um dos lançamentos da transação com diferença e selecionar o ícone “Edita Transação” ou o atalho CTRL + F10 para dar sequência a mesma, inserindo novos lançamentos até o fechamento da diferença de débito / crédito. Salientamos que o SPED não aceita transações com diferenças. No momento da geração do arquivo para o SPED, o sistema Questor verifica se existem transações com diferença e bloqueia a geração demonstrando o código das mesmas para a efetiva correção pelo Usuário.


Não serão aceitos lançamentos de uma mesma transação com datas diferentes. O sistema informa que a data é diferente e pede se deseja abrir uma nova transação ou cancelar o lançamento para correção da data.


Quando o usuário for básico (ver cadastro de Usuários no Gerenciador de Empresas), o sistema solicita confirmação para encerrar as transações. Caso seja do tipo avançado, as transações serão abertas e fechadas sem questionamento.


Se o usuário necessita iniciar uma nova transação, sem fechar a que está atualmente ativa, existe o botão “Criar Transação” ou o atalho CTRL+F9. Esse, encerra a transação atual fazendo as validações, e inicia uma nova.


Nas importações de lançamentos contábeis de sistemas de terceiros, se a empresa tem opção do SPED dentro do período importado, as transações são geradas automaticamente para os lançamentos. O sistema gera uma transação por lançamento com partida dobrada e outra para os demais por dia. Para ajustar essa condição será necessário que o sistema de terceiro inclua no leiaute o código da transação.


A integração contábil dos demais módulos do Questor para a contabilidade, a transação é gerada de forma transparente para o Usuário. O Usuário deve se preocupar somente com os lançamentos efetuados de forma manual. Como exemplo, podemos citar a integração do módulo Fiscal, aonde digitamos uma NF de saída, e a mesma é contabilizada de forma on-line ou off-line. Nesse caso, os lançamentos contábeis gerados pela NF, são considerados uma transação única e, a mesma é aberta e fechada automaticamente.


Com esse último item, concluímos as explicações sobre a transação contábil. Acreditamos que, da forma como foi elaborado no sistema Questor, o Usuário praticamente não vai perceber, em seu dia-a-dia, esse novo controle. O trabalho maior será para as empresas que estão obrigadas ainda no exercício de 2008 e ainda, para as empresas que as informações da contabilidade vem por importação de dados e o arquivo gerado pelo sistema de terceiro, não comporta o código da transação. Nessas situações o Usuário pode optar por utilizar a Geração Automática ou a Geração Manual das transações.


MÓDULO CONTÁBIL – GERAÇÃO DO ARQUIVO DIGITAL PARA INTEGRAÇÃO COM O PVA (Programa Validador)

Após a digitação dos movimentos e os fechamentos normais de final de exercício, o Usuário estará pronto para gerar o arquivo digital do Diário para ser validado pelo PVA – Programa Validador. A opção de geração está disponível no menu Arquivos / Gerar SPED Contábil em Arquivo. Esse processo solicita os seguintes parâmetros:


Empresa

Informe o código da empresa que deseja efetuar a geração do arquivo. O processo não permite a geração de várias empresas simultaneamente. O Usuário deve gerar empresa a empresa pois, as situações são diferentes.


Opção pelo SPED

Selecione a opção do SPED que será considerada para a geração. Salientamos que para cada período da escrituração digital, terá que ser criada no menu Configurações / Optante pelo Sped uma nova opção definindo o período, tipo dos livros entre outras. Para maiores informações sobre a opção do SPED, pedimos que seja consultado o tópico Opção pelo SPED nesse documento.


Filial

Quando o tipo da escrituração for DESCENTRALIZADA, o sistema solicita a filial que será gerada. Quando o tipo da escrituração for CENTRALIZADA, todas as filiais serão geradas em um único livro e esse campo fica desabilitado. Quando a geração do SPED for DECENTRALIZADA, para cada filial deve se repetir a geração, serão livros distintos. Essa definição é efetuada na Opção do SPED para o período.


Situação Especial

Caso a empresa esteja em alguma situação especial, selecione a mesma conforme as opções disponíveis (Abertura, Fusão, Cisão, Incorporação e Extinção).


Informa a Pasta dos Arquivos RTF

Conforme o tópico Opção Pelo SPED, item Outras Informações (veja acima), caso o Usuário tenha alguma outra demonstração a ser acrescentada na escrituração digital, no registro J800 – Outras Informações, indique nesse campo o caminho / pasta aonde encontram-se os demais arquivos, no formato RTF, a serem inclusos na escrituração. Caso não tenha informações adicionais a serem acrescidas, deixe esse campo em branco.


Pasta

Informe a pasta aonde será gerado o arquivo para o PVA – Programa Validador. Ex.: C : \ SPED. No exemplo, o arquivo contendo a escrituração digital será gerado na pasta SPED. Salientamos que, antes de fazer a geração, o Usuário deve acessar o módulo Gerenciador de Empresas, menu Configurações / Nome para Arquivos Gerados e configurar a forma como deve ser gerado o nome do arquivo do SPED. Recomendamos utilizar a variável [NomeEmpresa]. Essa variável gera o nome do arquivo igual ao nome da empresa.


Atenção, caso tenha alguma diferença de débito e crédito ou algum lançamento que não esteja relacionado a uma transação contábil, o arquivo não será gerado. Também não será gerado o arquivo se algum dado cadastral, relacionamento com participante entre outros, estiverem com algum erro. Nesses casos o sistema irá editar uma lista de mensagens no rodapé da janela. O Usuário deve proceder os devidos ajustes para posterior geração do arquivo.

Figura 16:Janela de geração do arquivo com a escrituração digital

PVA – PROGRAMA VALIDADO DA RECEITA FEDERAL

Vamos comentar ainda, a forma como deve ser efetuada a importação / validação do arquivo gerado pelo Questor para o PVA da Receita Federal. Algumas explicações, serão efetuadas nas figuras abaixo apresentadas:

Figura 17:Programa Validador (PVA)

No próximo item, temos o resultado de uma validação com algumas advertências. No exemplo demonstrado na figura abaixo, as advertências referem-se a diferenças existentes na DRE em relação aos lançamentos da escrituração. Nesse caso, o Usuário deve proceder os devidos acertos na configuração da DRE do sistema Questor e nova geração para uma nova validação.

Figura 18:Programa Validador (PVA) – Resumo de uma importação da escrituração

As demais funções do PVA – Programa validador, podem ser obtidas através do menu Ajuda desse aplicativo. No menu Ajuda o Usuário vai encontrar toda a documentação necessária para a sua correta utilização.


<form> Action recebepost Thanks “Agradecemos pelos comentários” pergunta “Esta informação foi útil?” pergunta “Foi fácil de entender?” pergunta “É completo e com detalhes suficientes?” submit “Enviar” </form>


QR Code
QR Code documentacao:sped_contabil (generated for current page)